La facture est un document de comptabilité attestant une vente ou un achat. Elle prouve la dette d’un client envers un fournisseur. Ce document précise le créancier et le débiteur, le montant de la transaction ainsi que la date de l’opération. L’établissement d’une facture engage le client à s’acquitter du montant inscrit dans le récépissé à la date inscrite dans le contrat. Ce document écrit par un commerçant doit respecter certaines formes et rédiger sous certaines conditions. Explications.
Caractère obligatoire d’une facture
La loi impose une obligation de facturation concernant les relations entre professionnels. Chaque personne qui entreprend une activité économique telle qu’une prestation de service ou une vente est obligée de remettre une facture. Ce document établi par le prestataire, le consommateur pour le cas d’une auto facturation ou par un tiers quand il s’agit d’une sous-traitance de facturation doit être rédigé en son nom ou pour son compte. Il faut qu’un mandat soit validé et signé par le commerçant ou le prestataire de services pour que la facture soit validée.
À quel moment doit-on rédiger une facture ?
La délivrance d’une facture doit se faire lors de la réalisation d’une vente. En principe, la facturation doit être émise au plus tard à la livraison de la marchandise ou à l’échéance de la prestation du service. Toutefois, on peut dans certains cas être différé de 15 jours la facturation afin de régler la gestion administrative de la compagnie. La date d’émission du document fait partie des informations contenues dans une facture. La délivrance différée de la facture est valable pour les livraisons intracommunautaires de marchandises exonérées de TVA ainsi que les prestations de services dont la taxe est autoliquidée par le client.
Démarche à suivre pour rédiger une facture
Contenu obligatoire inscrit dans une facture
Pour qu’une facture soit conforme aux normes réglementaires, il est important de renseigner les informations obligatoires à savoir le nom et adresse du prestataire de services ou du vendeur ainsi que celui du client, la forme et la dénomination sociale de l’entreprise du vendeur ou de la prestation de services, le montant du capital social, le numéro d’identification fiscale RCS et le nom de la ville où le greffe de l’entreprise est situé. Il ne faut pas oublier de mentionner l’état de l’entreprise, la facture, la date d’émission, la date de la prestation, les détails de la quantité et de la dénomination des ouvrages ou des articles vendus, le taux de la TVA applicable ou la nature de l’exonération.
Autres mentions obligatoires à découvrir dans une facture : montant de la TVA, la nature de la facture (autoliquidation ou autofacturation), la date de son règlement, de pénalités en cas de retard, le prix de l’indemnité forfaitaire lors de recouvrement, les conditions d’escompte applicable pour un éventuel paiement anticipé. Excepté pour les factures dont le montant hors-taxes ne dépasse pas 150 €, l’établissement d’une facture doit obligatoirement inclure les numéros individuels d’identification à la TVA du commerçant ou prestataire de services. On peut utiliser une solution comptable pour gérer facilement l’établissement des factures, le suivi du règlement et le traitement comptable.
Le support d’une facture
La facture est un document qui peut être publié sur un support papier ou par voie électronique. Quel que soit le format du document, il doit respecter un certain formalisme pour être conforme. Ce premier type de transmission de facture doit être disponible en double exemplaire. L’un pour l’émetteur tandis que l’autre est remis au client. L’émission peut être réalisée par le vendeur ou le prestataire, par un mandataire qui s’occupe de réaliser la facturation.
La seconde méthode de transmission de facture est le format électronique. Cette technique garantit l’intégrité et la pérennité des informations incluses dans le contrat de transaction. On peut émettre la facture de manière numérique à condition que le destinataire accepte ce format. Cette solution n’est recevable que si l’émetteur a une signature numérique qui garantit l’authenticité du document ainsi que l’intégrité des données. Il faut également que son émetteur dispose d’un certificat électronique réglementé par le prestataire de services de certification. Il s’agit régulièrement d’un logiciel qui doit être communiqué aux destinataires des documents.
La 3e méthode d’émission est les factures dématérialisées. Ce système utilise un outil de télétransmission capable d’assurer l’émission et la réception des relevés en toute sécurité. Le système se sert également de la constitution d’une liste récapitulative ainsi qu’un fichier de partenaires, archivage ou encore restitution des données. Précisons qu’une facture émise initialement sur un support papier avant d’être numérisée et envoyée par courrier électronique est considérée sur le plan fiscal comme étant une facture papier. Une facture est considérée comme électronique si elle contient une signature numérique et que l’émetteur conserve un reçu sous son format virtuel et physique (électronique et papier). Ce n’est qu’en respectant ces conditions que le récepteur pourra conserver les documents dans un support dématérialisé. Si ce mode de transmission devait être interdit à la fin de l’année 2014, elle a été reconduite jusqu’au début de janvier 2017 pour les grandes entreprises, jusqu’au 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire, 2019 pour les PME et cette pratique prendra fin en début d’année 2020 pour les micro entreprises recensant moins de 10 salariés.
La durée de conservation d’une facture
La durée de conservation d’une facture varie selon sa nature. Par exemple, la conservation des factures concernant des travaux varie de 2 ans à 10 ans. Elle dépend de l’ampleur de l’ouvrage. Si le vendeur et l’acheteur doivent conserver un exemplaire de facture pendant au moins 3 ans à partir de la prestation de services ou de la vente, il est recommandé de garder précieusement les factures pendant au moins 10 ans.