L’externalisation de la comptabilité peut être totale ou partielle. La plupart des TPE et PME ont l’habitude d’externaliser leur comptabilité en faisant appel à un cabinet d’experts-comptables. Il n’existe aucune obligation contraignant les compagnies à externaliser la gestion de leurs comptes à une agence externe. Les dirigeants ou créateurs de société peuvent décider librement de produire en interne les documents fiscaux et comptables nécessaires dans l’activité de l’entreprise.
Faites appel au service d’un cabinet d’experts-comptables afin d’externaliser la gestion de la paie, établir les comptes annuels, réaliser la tenue complète de la comptabilité ou effectuer les déclarations fiscales. Selon un sondage en France, plus de 2 millions de sociétés décident d’externaliser leur comptabilité en confiant les données sensibles à des professionnels pour qu’ils les traitent.
L’externalisation de certaines missions est motivée par la volonté d’être en règle avec les obligations fiscales, le manque de compétence ou ressources en interne. L’intervention d’un expert comptable extérieur à l’entreprise permet également de libérer du temps en effectuant des missions plus stratégiques ou en apportant une valeur ajoutée plus élevée.
Les sociétés doivent suivre les directives du Plan Comptable concernant la tenue de plusieurs documents comme le Grand Livre, Balance ou Journal qui doivent être administrés tout au long de l’année. La bonne gestion doit suivre les principes fondamentaux de la comptabilité générale. L’expertise d’un comptable est d’autant plus justifiée lorsqu’on doit réaliser des documents dont la publication est obligatoire. C’est le cas pour la rédaction du bilan comptable annuel.
Les compagnies qui demandent de l’aide à un spécialiste de l’externalisation comptable pourront jouir des prestations plus importantes qu’une simple comptabilité générale. Les exercices d’externalisation comptable peuvent concerner une aide à la création de sociétés, conseils juridiques, stratégiques, fiscaux ou droit social, établissement de la paie, assistance de la gestion de la tenue d’une comptabilité analytique. Il s’agit d’effectuer une étude de rentabilité.
Bien que l’externalisation comptable soit une activité qui convient aux entreprises de différentes tailles, et ce, quel que soit leur domaine d’activité, on constate que cette externalisation convient davantage aux PME. Grâce à cette aide extérieure, les propriétaires de petites et moyennes entreprises peuvent se décharger de plusieurs missions comptables. Cet avantage est d’autant plus utile lorsque la compagnie ne peut traiter ses prestations en interne. Notons que la gestion de la comptabilité d’une société et la relation entre le client et l’expert peuvent se faire via Internet. La comptabilité en ligne est simple, un responsable de la société client publie les écritures comptables directement dans une interface Web sécurisée. De cette manière, les prestataires de services pourront traiter rapidement les données chiffrées de la compagnie.
En optant pour cette solution, l’entrepreneur bénéficie d’une prestation plus économique qu’une intervention classique auquel l’expert-comptable est joint par téléphone ou que l’entretien se fait dans le cabinet du spécialiste. La méthode de la comptabilité en ligne est facturée généralement sur une base de taux horaire compris entre 50 et 100 € HT/h. Le coût des honoraires doit être indiqué dans la lettre de mission. Ce dernier est un document qui indique toutes les conditions relatives à la prestation : calcul des honoraires, description des tâches comptables à réaliser, type de rencontre et de contact, réévaluation du montant lors d’une offre package, démarches à suivre en cas de prestations supplémentaires.