Éviter la procrastination est un grand défi. En raison des distractions qui sont apparues avec les progrès de la technologie et des médias sociaux, il est de plus en plus difficile de rester concentré sur une seule tâche. Nous sommes actuellement entourés d’informations, que ce soit par le biais de vidéos, de nouvelles, de messagerie instantanée ou d’innombrables applications sur nos smartphones qui nous font perdre la notion du temps, ce qui compromet notre productivité au travail.
Pour surmonter la procrastination, il est important d’appliquer certaines stratégies dans notre routine. Aujourd’hui, nous avons apporté des lignes directrices qui peuvent vous aider à maintenir la discipline dans votre équipe et à accroître les bons résultats de votre gestion. Suivez le rythme ! En effet, les questions sont : c’est quoi la procrastination ? Comment éviter la procrastination dans l’environnement du travail ?
Qu’est-ce que la procrastination ?
Pour commencer, nous devons expliquer ce qu’est réellement la procrastination. Beaucoup associent la paresse ou le manque de volonté à accomplir un travail, mais ce n’est pas exactement cela. La procrastination est l’acte qui consiste à prolonger la résolution d’une activité, qu’il s’agisse d’une tâche ou d’un engagement important. Il s’agit d’un comportement considéré comme naturel pour l’être humain, mais l’exagération peut être très nuisible à la routine personnelle et professionnelle.
Selon une étude des professeurs de psychologie de l’UNICAMP sur la procrastination, plusieurs facteurs psychiques conduisent à cette pratique. Les sentiments les plus fréquents des répondants en matière de report de tâches sont les suivants :
La procrastination favorise les états émotionnels d’abnégation, de frustration et d’irritabilité, car le fait de devoir terminer un travail dans un délai serré est bien plus stressant que de devoir le faire à l’avance. Le sentiment de culpabilité combiné à une accumulation de tâches interfère également avec les résultats et rend difficile l’atteinte de nouveaux objectifs professionnels.
Mais pouvez-vous arrêter de tergiverser ? Oui, il existe des techniques qui peuvent vous aider à rester concentré et à optimiser la répartition du temps pour la production, le repos et le divertissement. La formation comportementale peut également vous aider à contrôler les symptômes psychiques que nous avons mentionnés plus haut.
Comment éviter la procrastination dans votre équipe et augmenter la productivité ?
Pour éviter la procrastination dans l’environnement du travail, il est nécessaire de :
Stimuler l’agenda des activités pour les employés
L’établissement d’une liste d’activités avec des délais précis peut augmenter la production. Selon les études scientifiques, l’être humain se concentre davantage sur les tâches qui ont une date ou une limite de temps. Il est donc important que le leader crée un agenda avec les obligations individuelles de chaque collaborateur afin d’explorer ce sentiment d’urgence et d’attirer l’attention de toute l’équipe.
Pour ce faire, vous pouvez compter sur les ressources numériques. Des applications comme Google Agenda vous permettent de créer et de partager des calendriers afin de mieux organiser les projets de votre entreprise.
Adopter des techniques de gestion du temps
Développée dans les années 80 par l’Italien Francesco Cirillo, la technique Pomodoro est l’une des plus connues en matière de productivité. Elle est basée sur la division du flux de travail en périodes pour améliorer l’agilité du cerveau et stimuler la concentration.
En pratique, la personne doit diviser les périodes de 25 minutes de travail (appelées pomodoros) avec un intervalle de 5 minutes pour chacune. Après 4 « pomodoros », la personne gagne le droit de se reposer pendant 30 minutes puis de reprendre ses activités. Cette technique peut aider la personne à se concentrer exclusivement sur ce qui doit être fait tout en étant capable de regarder les réseaux sociaux ou même de faire autre chose, sans cultiver le sentiment de culpabilité d’avoir laissé le travail « de côté ».
Reconnaître
Lorsqu’il y a un objectif à atteindre, il est naturel que l’engagement de l’équipe soit plus important. Essayez d’établir une reconnaissance face à l’accomplissement, au mérite. Cela encourage l’équipe à aller plus loin. Il existe plusieurs articles sur la manière de reconnaître, et pas seulement le salaire ou la prime.
Préserver l’environnement de travail organisé
Le maintien d’un environnement bien organisé peut réduire les distractions et optimiser le temps. En effet, il est assez courant de perdre plusieurs minutes de la journée à chercher des fournitures de bureau avant de commencer les tâches.
En tant que gestionnaire, assurez-vous que le site est exempt de toute accumulation de matériel inutile et que les placards et les tiroirs sont bien alignés pour éviter de détourner l’attention des activités.
Investir dans la formation comportementale
Offrir une formation comportementale à votre personnel peut être une bonne méthode pour explorer la concentration et corriger les éventuels problèmes de concentration des employés. Grâce à elle, vous pouvez identifier les erreurs individuelles qui aboutissent à la procrastination et trouver ensuite des moyens de les corriger.