Tenir les livres de votre entreprise en France
Premièrement, la loi exige que les registres comptables soient en français. Les principes spécifient également non seulement les noms, mais également la méthode de numérotation des comptes professionnels. Bien que cela puisse être une nuisance, cela simplifie de nombreuses exigences de déclaration fiscale, car les instructions se réfèrent au numéro d’un compte particulier, ce qui facilite son identification. Le chiffre initial d’un numéro de compte indique le type de compte, comme suit :
- Les comptes de capital (capitaux propres) ;
- Les immobilisations (immobilisations corporelles) ;
- Le stock, y compris les matières premières, les travaux en cours et les produits finis ;
- Les comptes tiers, qui incluent toutes les parties extérieures ;
- Les comptes bancaires et autres comptes de trésorerie.
- Les dépenses.
- Les ventes et autres revenus.
Il existe trois revues légalement obligatoires : le livre-journal, le livre d’inventaire et le grand livre.
Micro-entreprises
Les entreprises qualifiées de micro-entreprises ne sont tenues que de tenir une liste quotidienne des recettes (sources et montants) et des dépenses. Ils ne sont pas tenus de tenir un ensemble complet de livres ni de catégoriser ou de résumer les transactions par compte. À la fin de l’année, les micro-entreprises n’ont plus qu’à synthétiser leurs revenus et à fournir une liste de leurs immobilisations et amortissements pour l’année. Les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 18 294 € doivent résumer leurs revenus, dépenses, dettes, biens et stocks (inventaire) à la fin de l’année, mais n’ont pas besoin de préparer des états financiers formels.
Autres entreprises
Les sociétés enregistrées, telles que les SARL, EURL et SAS, doivent généralement déposer leurs états financiers auprès de la CCI dans les 30 jours suivant leur assemblée annuelle, qui doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Le principal objectif de l’assemblée annuelle est de permettre aux actionnaires d’approuver les résultats financiers de l’année.
Les états financiers (appelés collectivement bilan, bien que bilan soit également le terme pour un bilan) se composent du bilan (bilan), du compte de résultat (comptes de résultat) et des notes d’accompagnement (annexe). Le dossier de CCI doit également inclure un rapport de la direction, discutant des résultats de l’année et des perspectives de l’année à venir, et des extraits des procès-verbaux des assemblées annuelles, détaillant toutes les questions soumises au vote et documentant l’approbation des résultats financiers tels que présentés.
Les normes françaises pour les états financiers diffèrent quelque peu de celles des pays anglophones, principalement dans l’ordre dans lequel les différentes composantes sont présentées. Par exemple, certaines entreprises françaises présentent leurs dépenses avant leur chiffre d’affaires, et au bilan, les comptes de capital apparaissent avant le passif. Certains types de sociétés, par exemple SA, SAS et SCA, doivent désigner un commissaire aux comptes : d’autres types doivent le faire lorsqu’ils atteignent une certaine taille (en termes de chiffre d’affaires, d’actifs ou de nombre d’employés).
Packages de comptabilité
Il existe un certain nombre de programmes comptables français, dont l’un quelconque produira des états financiers acceptables ainsi que les journaux et registres à l’appui. L’avantage d’utiliser un programme de package est qu’ils sont tous livrés avec les comptes standard déjà configurés. La plupart des progiciels comptables se composent d’un certain nombre de modules, qui transfèrent les informations et les écritures de journal vers le module comptable principal.
Les modules les plus courants sont ceux pour la comptabilité, la paie, la gestion commerciale – une combinaison de ventes, d’inventaire, d’achat et de traitement des commandes – et les immobilisations (immobilier). De nombreux distributeurs de logiciels proposent des versions sur mesure pour les associations, les professions libérales ou les types d’entreprises spécialisées, comme celles traitant de la location immobilière.
Les progiciels les plus populaires pour les petites entreprises sont EBP, Ciel et Sage (par ordre croissant de coût et de complexité). Tous les trois se trouvent généralement dans les magasins d’informatique et même dans la section des logiciels de la plupart des hypermarchés. D’autres progiciels sont disponibles auprès de consultants spécialisés et de fournisseurs de systèmes. Un service de comptabilité en ligne pour les petites et moyennes entreprises est disponible sur www.comptanoo.com.
Comptables
Les comptables français (experts comptables) varient considérablement dans leur expertise, leur utilité et leur coût. Comme les notaires, ils ont tendance à considérer leur profession comme une profession conçue pour faire respecter la lettre de la loi, plutôt que pour aider leurs clients. Par exemple, il y a très peu (voire aucun) comptables en pratique privée qui font du travail de « rédaction » pour les clients. En France, vous risquez d’être débité de la facture si vous demandez à votre comptable de faire ce genre de travail de comptabilité pour vous !
Il ne faut pas s’attendre à grand-chose en matière d’économie d’impôt ou d’aide à la planification fiscale d’un expert-comptable. Cela est dû, en partie, au fait que des modifications sont souvent apportées à la loi fiscale de l’année en cours jusqu’en octobre ou novembre de l’année, ce qui rend la planification fiscale anticipée presque impossible. Gardez également à l’esprit que si votre comptable fait une erreur, par exemple dans le calcul de votre impôt, vous devez payer le montant correct et il n’a aucune obligation de vous indemniser pour son erreur.
De nombreux petits entrepreneurs se plaignent amèrement du coût de leurs comptables, et en particulier du prix qu’ils facturent pour diverses tâches, telles que la détermination du compte sur lequel une facture doit être imputée. Il y a de fortes chances qu’un comptable ne vous fasse pas économiser de l’argent au quotidien, mais il peut vous éviter des tracas avec les autorités fiscales, ne serait-ce qu’en remplissant correctement les formulaires. Il peut également être avantageux de disposer d’états financiers préparés par un comptable si vous devez obtenir un prêt bancaire ou un crédit de quelque nature que ce soit.
Si vous ne produisez que des états financiers à déposer auprès de la CCI, vous n’avez peut-être pas besoin d’un comptable, à condition que vous soyez capable de les produire vous-même. Les déclarations déposées ne sont pas examinées de près et des erreurs mineures de présentation n’empêcheront pas l’enregistrement et le dépôt de vos déclarations. En fait, de nombreuses petites entreprises ne prennent pas du tout la peine de produire des déclarations et ne rencontrent des difficultés que lorsqu’elles doivent dissoudre l’entreprise ou apporter un autre changement majeur qui met en évidence le fait qu’elles n’ont pas de relevés annuels en dossier. (Lors de la dissolution d’une entreprise, le juge peut refuser de vous autoriser à fermer jusqu’à ce que les dépôts antérieurs soient terminés. Il peut également imposer une amende, mais cela se produit rarement.) Certains fournisseurs examinent vos déclarations déposées lorsqu’ils prennent des décisions de crédit, mais si vous avez un bon dossier de paiement des factures, c’est beaucoup plus important que ce que montre votre bilan.
Néanmoins, si vos affaires financières sont tout sauf simplistes (ce qui est rarement le cas – surtout en France), vous avez besoin d’un comptable – et un bon vaut son pesant d’or, vous devriez donc chercher des recommandations (les comptables français ne sont pas autorisés faire de la publicité) avant de « s’inscrire » avec un expert en particulier.
La façon habituelle de travailler avec un comptable est de tenir vos propres registres financiers, de préférence en utilisant une forme de logiciel financier approuvé. (Les conjoints sont souvent enrôlés pour faire ce genre de choses, et les stagiaires ou apprentis en études commerciales sont également des moyens populaires et économiques de faire la comptabilité.) En fin d’année, les fichiers comptables sont envoyés ou transmis (la plupart des logiciels sont définis pour faciliter cela) au comptable, qui transforme les dossiers en états financiers et peut compléter ou non les différentes déclarations fiscales (impôt sur le revenu / la société, taxe professionnelle, TVA, etc.).