Définissez vos objectifs
Il est primordial de ne pas se lancer tête baissée dans le choix d’une salle ou d’un lieu avant d’avoir précisé les besoins de votre entreprise. Essayez de cadrer au mieux les éléments incontournables pour la réalisation de votre séminaire. N’hésitez pas à consulter le guide pour réussir son séminaire afin de mieux appréhender les différentes étapes que vous aurez à réaliser. En précisant les objectifs, vous réduirez les risques de commettre des erreurs et cela vous évitera de perdre du temps.
Quel est le motif du séminaire ?
Mise en avant d’un nouveau produit, formation du personnel, cohésion d’équipe, avant de lancer les démarches d’organisation, il faut avoir une vision claire du but de votre séminaire. Il faut prendre en compte les différents acteurs de cet événement, qui auront sûrement des exigences variées (budget pour l’hôtellerie et la restauration, nécessité d’avoir du matériel pédagogique, distance, nécessité de s’organiser par rapport à des obligations familiales, etc.).
Rédigez un cahier des charges
Avant toute chose, définissez un budget alloué à la réalisation de ce séminaire en calculant le plus précisément possible le prix par personne et par jour. Il est nécessaire de prendre en considération le transport, la restauration, le coût des activités ou la rémunération d’un formateur. Puis, sélectionnez un type de lieu dans lequel votre séminaire aura lieu. Il est préférable de choisir un cadre convivial, comme un hôtel avec des salles de réunion ou un environnement plus personnel, tel un centre de congrès.
Respectez quelques contraintes comme :
- L’éloignement et le transport
- La proximité des transports (gare, aéroport, taxi…), mais aussi d’un centre-ville attractif
- Le nombre de participants à prendre en charge et le nombre de nuitées
- Le repas et l’hôtellerie sont-ils inclus ?
- L’organisation d’activités de loisirs, des visites dans des entreprises ou dans des musées
- Un besoin précis de prestations exceptionnelles comme la traduction, l’accompagnement d’un handicap…
Choisissez le lieu du séminaire
Une fois que vous avez pris en considération chacune des contraintes, vous allez pouvoir réduire la liste des lieux pour réaliser votre séminaire. Contactez différents établissements afin de leur exposer votre projet. Étudiez les différentes possibilités et confrontez les offres, afin de sélectionner le lieu le plus idoine.
Bien sûr, il est conseillé de s’y prendre à l’avance pour confronter les prestataires de séminaires. Vous optimiserez vos chances de trouver de la place. Enfin, demandez à l’établissement de votre choix de vous faire parvenir une proposition de services et de vous envoyer sa documentation, afin de pouvoir prendre connaissance de toutes les informations le concernant. Une fois le choix effectué, validez-le en confirmant par mail ou par document écrit auprès du prestataire et pensez à prévenir les autres prestataires afin qu’ils ne restent pas en attente de votre réponse.
Prévenez les participants
Faites parvenir des documents clairs et précis sur le déroulé du séminaire, son programme et les infos pratiques. Si le transport est organisé par votre entreprise, réservez rapidement auprès d’une agence de voyages ou du service professionnel des entreprises de transport. Joignez un plan si certaines personnes doivent se rendre au séminaire par leurs propres moyens. Concevez une plaquette informative afin d’expliquer la démarche et de donner envie aux participants !