La gestion des achats, bien qu’elle semble être un terme exclusif pour les grandes entreprises, est présente dans toute entreprise, quels que soient le type, la taille et la quantité de personnes qui y travaillent. La vérité est que toutes les entreprises ont besoin d’effectuer des achats dans leur vie quotidienne et que la connaissance des règles essentielles sur les devis peut vous faire économiser beaucoup d’argent.
Fondamentalement, si vous vous souvenez de ces règles chaque fois que vous effectuez un nouvel achat, vous pourrez sûrement optimiser ce processus dans votre région ou votre entreprise :
Ne vous faites pas piéger – Si vous avez 100 ans et que vous dépendez d’un fournisseur quelconque, il se peut que vous soyez victime d’un vol. Pour commencer, en dépendant d’un seul fournisseur, vous pouvez avoir la fausse impression qu’il va tout résoudre pour vous. Si, d’une part, cela peut être vrai, d’autre part, si cette entreprise a des problèmes, c’est vous qui risquez d’être blessé. Ayez donc toujours une relation avec d’autres fournisseurs qui peuvent vous aider dans des situations délicates ou problématiques.
Quel type d’entreprise devrait s’occuper de la gestion des achats ?
Maintenant, un doute que vous êtes peut-être resté est de savoir si cela vaut la peine de faire vos courses ; après tout, vous pouvez travailler seul, avoir une petite entreprise ou ne pas avoir beaucoup de courses.
À notre avis, toute entreprise peut tirer parti d’une bonne gestion des achats. Mais pour confirmer ce dont nous parlons voyons quelques cas d’entreprises qui peuvent tirer profit d’un bon tableur de gestion des achats :
Quoi qu’il en soit, nous pensons qu’il a été compris que même les petites entreprises doivent effectuer des achats au quotidien et, quel que soit leur type de fournisseur, il est possible de proposer des prix et de négocier des valeurs, des délais et des formes de paiement.
Visualisez votre entreprise et pensez aux achats et aux dépenses que vous faites tout au long de l’année. Aussi simple que cela puisse paraître, vous aurez des dépenses qui pourront être réduites si vous faites bien votre travail de cotation des prix dans le cadre d’un processus structuré de gestion des achats.
Comment faire une bonne offre de prix dans la gestion de vos achats ?
Maintenant que vous comprenez que la gestion des achats est l’affaire de toute entreprise, nous allons vous montrer les meilleures tactiques pour faire une bonne offre de prix. À des fins pédagogiques, nous continuerons à utiliser l’exemple de la société de revente d’articles de sport afin que vous compreniez comment faire une offre de prix dans le cadre de votre gestion des achats.
Dans notre cas, supposons que nous voulions faire l’achat des bottes
En plus d’appeler le fournisseur et de comprendre le prix, il est utile de recueillir déjà les formes de paiement possibles, le délai de livraison, d’analyser les réclamations et la qualité de votre matériel (si possible). Dans notre fiche de gestion des achats, vous pouvez enregistrer le produit, la quantité, le mois du devis, l’employé responsable, ainsi que les valeurs et les délais :
Dans notre tableur, nous avons déjà séparé les fournisseurs qui ont le meilleur prix et la meilleure offre de durée, mais vous pouvez donner plus de valeur pour la qualité ou un autre article. Si c’est votre cas, suivez les critères de votre entreprise.
Avant de choisir votre fournisseur, passez au stade de la négociation des valeurs, des conditions de paiement et de livraison. À ce stade, vous pouvez voir les possibilités en cas de paiement en espèces ou le montant maximum des versements qui peuvent être effectués pour l’achat. En outre, il est intéressant d’essayer une réduction pour les gros volumes (si c’est votre cas) ou la rapidité de livraison.
C’est tout, si vous avez déjà négocié, vous avez certainement pesé le pour et le contre de la meilleure offre et de tout ce qui reste à acheter. Dans notre tableur, l’enregistrement des achats se fait mois par mois, ce qui permet un suivi étroit de toutes vos commandes :
Pour clôturer un bon processus d’offre de prix et choisir le meilleur fournisseur dans le cadre de la réalisation d’une bonne gestion des achats, il est intéressant de suivre vos dépenses d’achat et d’analyser si tout est dans les limites de votre budget mensuel.
Si oui, excellent, si vous ne repensez pas vos futures dépenses afin de ne pas avoir de dégâts ou de matériel inutiles.
Un tableur prêt pour la gestion de vos achats
La possibilité d’effectuer une bonne gestion des achats ne dépend pas toujours de la seule bonne volonté des responsables des achats. Parfois, un outil de contrôle peut vous aider à enregistrer et à suivre les achats. Si tel est le cas, veuillez vous référer à notre tableur de gestion des achats.