Toutes les entreprises possèdent de nombreux documents importants liés à leur activité professionnelle. Ces documents doivent être conservés afin de pouvoir garder une trace de tout ce que vous faites dans votre entreprise. Par conséquent, il convient de les archiver dans un endroit bien spécifique et où vous pourrez facilement accéder. D’autant plus que pour la loi, en France, il existe certains délais obligatoires pour conserver certains documents.
L’importance d’avoir un bon archivage dans son entreprise
Quel que soit votre secteur d’activité, au cours de votre exercice professionnel, vous éditez et recevez toutes sortes de documents (registres comptables, bons de livraison, impôts, documents bancaires…). Même si, dans l’immédiat, vous n’avez plus besoin de ces documents, un jour ou l’autre, vous pourriez avoir la nécessité de les ressortir pour prouver une situation particulière, par exemple. Il est donc très important de bien conserver vos documents professionnels. Seulement, la plupart des gens ne connaissent pas forcément la réglementation de l’archivage en entreprise, ni les entreprises comme la Société Générale d’Archives. Pourtant, si vous voulez bien archiver vos documents tout en respectant les lois en vigueur, vous devez vous renseigner sur le sujet.
Faire appel à une société pour mieux gérer son archivage
Faire appel à une entreprise, comme la Société Générale d’Archives, cela vous permettra de respecter la réglementation de l’archivage en entreprise. De plus, vous avez l’assurance que tous vos documents sont entre de bonnes mains, conservés dans un lieu sécurisé. L’avantage de ce genre de société est le gain de place, car si vos documents ne sont pas informatisés, vous devez avoir suffisamment de place pour les stocker. Avec une bonne solution d’archivage, vous gagnez donc du temps et de la place. De plus, vous pouvez facilement accéder à tous vos documents quand vous le désirez. Imaginez à quel point les solutions d’archivage vont vous simplifier la vie au quotidien !
Des temps de conservation imposés par la loi
La loi en France impose des délais bien précis pour conserver certains types de documents. Si vous ne connaissez pas le temps de conservation des archives, sachez que cela dépend de la nature des documents. Concrètement, tous les documents fiscaux doivent être conservés pendant une durée de 6 ans, tandis que tous les documents liés à la gestion du personnel ont un délai de conservation de 5 ans minimum. Du côté des documents comptables, ce délai est de 10 ans. Comme vous pouvez le constater, les temps de conservation sont très variables en fonction du type de documents. Par conséquent, pour être sûr de ne pas vous tromper, le plus judicieux pour vous est d’utiliser une solution d’archivage. De cette manière, vous serez sûr de conserver vos documents le temps qu’il faut par rapport à ce que la loi impose.
Beaucoup de personnes ne se soucient pas de leurs anciens documents professionnels. Pourtant, même s’ils ne vous sont plus utiles dans l’immédiat, en cas de problème ou de contrôle, vous pourriez en avoir besoin. Alors veillez à bien archiver tous vos documents et à les conserver pendant toute la durée imposée par la loi française. Dans tous les cas, vous devez garder en tête que tous les documents liés à votre activité professionnelle, ont leur importance.