Savoir faire ses factures, un enjeu important pour les entreprises

Par Maître Vanessa Frasson, Avocate au barreau de Béziers Aux termes de l’article L. 441-3 du Code de commerce, « tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation » et cela, quelles que soient l’activité exercée et la nature du produit ou du service concerné. La facture est, tout à la fois, la caractérisation de la vente ou de la prestation fournie et un document de comptabilité générale. Sa réception entraîne, par exemple, l’obligation de payer à échéance.
Le législateur lui a conféré, au fil du temps, un régime juridique précis et encadré tant du point de vue de son contenu, de sa conservation que des sanctions encourues en l’absence de facturation.

1. Facturer, pourquoi ?

Parce que les sanctions encourues pour le défaut de facturation ou la simple omission d’une des mentions obligatoires, de deux natures, sont cumulatives :

Donc, attention à vos factures ! Celles que vous émettez mais également celles qui vous sont adressées : en effet, vous engagez votre responsabilité en acceptant une facture ne mentionnant pas l’ensemble des mentions obligatoires.

La Cour de cassation refuse toute régularisation ultérieure (Cass. crim. 24 juin 1985 n°85- 94.911 Rev. conc. consom. 1986 n°33 p. 54). Le principe est la coresponsabilité pénale (Cass. crim. 20 juin 1994 n°93-83.037 Bull. n°245).

Donc, méfiance !

La facturation intéresse particulièrement les services fiscaux qui y voient un moyen de lutter contre la fraude fiscale.

2. La facturation, pour qui / pour quoi ?

Il convient d’établir une facture pour toute activité professionnelle (produits ou services).

La facture est également obligatoire entre professionnels.

L’article L. 441-3 al. 1 du Code de commerce dispose : « tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation ».

3. Quelle législation ?

Il s’agit principalement des articles L. 441-3 du Code de commerce (tel qu’issu de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 dite L.M.E.) et de l’article 242 nonies A de l’annexe II du Code général des impôts.

Il s’agit également de l’article R. 123-237 du Code de commerce et des articles spécifiques  applicables aux différentes formes de société.

4. Ce qu’il faut savoir :

Il convient d’établir une facture pour la prestation réalisée mais également une facture d’acompte (article 289 I -1-c du Code général des impôts). La facture d’acompte ne présente pas de vraie particularité : elle est soumise à TVA et toutes les informations connues qui seront obligatoires pour la facturation finale doivent être indiquées.

5. Quel délai de conservation ?

En principe, le délai de conservation des factures prévues par l’article R. 441-3 du Code de commerce est de trois ans. Cependant, il est recommandé de prendre en compte les autres délais de conservation.

Il est prévu un délai de 6 ans pour la présentation des pièces comptables sur lesquelles l’administration fiscale a un droit de communication. Enfin, l’article L. 123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et justificatifs pendant 10 ans.

Le délai de conservation est donc de 10 ans.

6. Ce qu’il faut indiquer :

La facture doit être écrite en langue française (Loi n° 94-665 du 4 août 1994) et établie en deux exemplaires.

Les mentions toujours obligatoires sont les suivantes :

• Le nom et l’adresse des parties ;
  Si le vendeur ou le prestataire est une personne morale, il convient d’indiquer la dénomination sociale, la forme juridique, le capital social, le siège social et le numéro d’immatriculation tel qu’il figure sur le K-bis (numéro R.C.S. Nom de la ville) ;
• La date de la vente ou de la prestation de service ;
• La quantité et la dénomination précise du produit ou de la prestation ;
• Le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ;
• Les réductions de prix hors escompte ;
• La date de règlement ;
  L’article L. 441-6 du Code de commerce prévoit en tout état de cause que le délai de règlement ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (sauf pour le transport routier de marchandises, la location de véhicules avec ou sans conducteur, la commission de transport, les activités de transitaire, d’agent maritime et de fret aérien, de courtier de fret et de commissionnaire en douane pour lesquels le délai de paiement ne peut pas dépasser 30 jours).
• L’acompte éventuellement versé et sa date de paiement ;
• Le taux de pénalités applicables en cas de retard de paiement ;
  Il convient de rappeler les termes de l’article L. 441-6 du Code de commerce : « Sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, ce taux est égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage » ;
• Le numéro de la facture qui doit être chronologique et attribué au fur et à mesure de leur émission ;
• Le numéro de T.V.A. intracommunautaire du vendeur ou du prestataire ;
• Le taux de T.V.A. applicable ;
• L’indication du fait qu’on accepte le paiement par chèque lorsqu’on adhère à un centre de gestion agréé.

Les mentions complémentaires :

La facture peut donc se présenter sous la forme suivante :

1. Le vendeur ou le prestataire qui facture — ajouter le cas échéant Location gérance ou gérance-mandat ou Franchise ou en liquidation ou sous Contrat d’appui ou en redressement.
2. La personne à qui est facturé le produit ou le service. Lorsqu’il s’agit d’une livraison intracommunautaire, il conviendra d’ajouter le numéro de TVA intracommunautaire de l’acquéreur.
3. Le titre de « facture » est obligatoire.
4. Le cas échéant.
5. Numéro chronologique et suivi. Ex. : Année-mois-jour-Client-n° de la facture de l’exercice comptable en cours.
6. La date de la vente ou de la prestation de service.
7. Le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus.
8. Le taux de T.V.A. applicable.
9. La quantité et la dénomination précise du produit ou de la prestation — La quantité peut s’exprimer en unités du produit ou service, en poids, en volume ou au taux horaire selon les usages de la profession ou de l’entreprise (Note de service n°5322 du 3 février 1988 de la DGCCRF).
10. Selon l’article 289 du Code général des impôts, si les montants peuvent être en toute monnaie, le montant de la taxe à payer doit être déterminé en euros selon le mécanisme de conversion légalement prévu.
11. Les réductions de prix hors escompte.
12. L’acompte éventuellement versé et sa date de paiement.
13. Ajouter le cas échéant notamment : Franchise de TVA ou Exonération de TVA ou Régime de la marge bénéficiaire ou Régime d’autoliquidation.
14. L’article L. 441-6 du Code de commerce prévoit en tout état de cause que le délai de règlement ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (sauf pour le transport routier de marchandises, la location de véhicules avec ou sans conducteur, la commission de transport, les activités de transitaire, d’agent maritime et de fret aérien, de courtier de fret et de commissionnaire en douane pour lesquels le délai de paiement ne peut pas dépasser 30 jours).
15. Indiquer que le paiement par chèque est accepté lorsque le prestataire ou le vendeur adhère à un centre de gestion agréé.

Vanessa Frasson, Avocate
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