Dans la vie d’une entreprise, l’organisation de séminaires est un passage obligé. Il s’agit d’un outil de management destiné à optimiser les ressources humaines de l’entreprise. Un séminaire est en quelque sorte une réunion de travail souvent associée à des activités de détente. Il peut s’agir d’un séminaire de formation, de cohésion ou d’intégration. Il est surtout organisé pour les salariés d’une entreprise. Quels sont les enjeux de l’organisation d’un séminaire ? Comment susciter l’intérêt des employés pour ce type de réunion ?
Les séminaires, un moyen de communication pour les entreprises
Chaque année, une entreprise organise au moins un séminaire. Il s’agit d’un événement qui réunit une grande partie des entités œuvrant dans le développement d’une entreprise. C’est l’occasion pour les collaborateurs, les collègues et les dirigeants de se retrouver dans un cadre extra professionnel. Un séminaire est avant tout une session de travail. C’est l’occasion pour chacun de dégager des solutions à une ou plusieurs problématiques liées à la vie de l’entreprise.
De nombreuses activités peuvent être organisées lors d’un séminaire. On peut y présenter les nouveaux objectifs de l’entreprise, intégrer les nouveaux collaborateurs, former les salariés à de nouveaux outils… Mais contrairement à une réunion classique, un séminaire est plus « relax ». Les salariés seront plus à l’aise et seront plus ouverts. Les échanges seront ainsi plus faciles et plus évidents.
Comment organiser un séminaire efficace ?
Pour qu’un séminaire d’entreprise atteigne ses objectifs, il se doit d’être bien organisé et surtout se démarquer sur certains points pour attirer l’attention des salariés. Pour que cet événement ne soit pas qu’une simple habitude et encore moins une obligation, il faudra innover.
Utiliser des outils technologiques de pointe
Quel que soit votre domaine d’activité, l’informatique et la technologie accompagneront toujours votre entreprise. Pour vos séminaires, n’hésitez pas à sortir le grand jeu. Pour rendre cet événement plus captivant, l’usage des dernières technologies, du moins celles les plus performantes, est conseillé pour légitimer vos interventions et leur contenu.
Pour vous organiser, pensez aux tablettes, notamment aux iPad qui sont très performants. Les iPad représentant un investissement important, il vous est possible de vous tourner vers la location. Selon les prestataires, le tarif pour une location d’iPad est différent, mais quoi qu’il en soit, cet outil vous facilitera grandement la vie et vous réaliserez des économies conséquentes par rapport à l’achat. D’abord parce, il est pratique et peu encombrant, mais aussi parce que vous éviterez d’investir dans du matériel qui est en perpétuelle évolution. Vous pourrez l’emmener partout avec vous tout au long du séminaire. Il peut également être facilement distribué aux participants si vous avez fait le choix d’un séminaire connecté. Les iPad ont généralement une autonomie de 10h, assez pour tenir durant tout l’événement. L’avantage de la location est que les dépenses engagées seront amoindries. Mais plus encore, vous aurez à disposition un matériel de qualité. Un détail qui fera largement la différence.
Vous aurez également la possibilité de louer des tablettes Android, Windows, des accessoires pour tablettes et iPad : stabilisateur Osmo Mobile 2 pour des vidéos dynamiques et fluides, support mobile, housse de prise en main, adaptateur Lightning vers SD card, HDMI, VGA…
Choisir un lieu adapté
La tenue d’un séminaire a un but précis : faire passer un message aux collaborateurs. Le séminaire est avant tout un outil de communication qui, bien exploité, peut engendrer des résultats impressionnants. S’il est détail à ne pas négliger, c’est bien le lieu du séminaire. Pour mieux faire passer les messages, il est préférable de choisir des endroits en adéquation avec le thème de la rencontre. Cela mettra les participants dans le bain.
Si un séminaire est avant tout une session de travail, cela n’empêche pas de l’organiser dans un endroit agréable. Choisissez un lieu qui soit différent de votre cadre de travail habituel. Cela redonnera du souffle à votre équipe et la boostera. Selon le type de séminaire, vous pourrez opter pour un amphithéâtre, un hôtel ou pourquoi pas un centre de loisirs.
Travailler les animations
Beaucoup pensent qu’un séminaire est un événement barbant durant lequel plusieurs personnes enchaîneront des discours. C’est vrai. Les séminaires sont l’occasion pour les dirigeants de s’adresser directement à leurs employés. Ils pourront ainsi exposer leurs objectifs pour une période donnée ou encore former les participants à un nouvel outil de travail. Voici donc le type d’événement peu engageant auquel nul n’a envie de participer. D’où l’importance pour les organisateurs de donner une dynamique aux interventions.
Faites en sorte que les interventions soient animées, avec des projections, des images, des vidéos et même de la musique. Interagir avec les participants est également une bonne idée. Ils se sentiront ainsi plus concernés. Votre séminaire doit être sérieux, mais pas ennuyeux. Évitez d’enchaîner les prises de parole et limitez les temps d’intervention. En dehors des discours, pensez à d’autres activités comme un atelier découverte, des jeux, une projection de vidéo…
Distribuer des goodies
S’il est un détail sur lequel il ne faut pas lésiner, c’est bien les goodies. Les goodies ne sont autres que de petits objets publicitaires aux couleurs de l’entreprise. Ils constitueront des souvenirs de la participation au séminaire. En la matière, les possibilités sont multiples. Pins, t-shirt, stylo, produits de soins… autant de petites attentions qui ne manqueront pas de marquer les participants. Vous pourrez choisir vos goodies en fonction de votre secteur d’activité ou du thème du séminaire. Un séminaire peut également être le bon moment pour offrir les cadeaux d’entreprises.
Avec ces petits cadeaux, vos collaborateurs et autres participants se sentiront valorisés. Ce qui leur donnera envie de rester au sein de l’équipe et de participer à nouveau à ce genre d’événement.
Organisation de séminaire : ne laissez rien au hasard
Vous pourriez croire que l’organisation d’un séminaire est relativement simple. Oui et non. La tâche n’est pas difficile en soi, mais nécessite du temps et de l’énergie. Pour un séminaire réussi et qui sorte des sentiers battus, il est impératif de s’organiser et d’anticiper. L’idéal serait de commencer six mois à l’avance pour être sûr d’avoir tout terminé le jour J.
La première étape est de constituer une équipe qui vous épaulera dans ce projet. Choisissez différents profils qui apporteront une plus-value à l’événement. Ensemble, vous échafauderez le séminaire idéal. Commencez donc le brainstorming le plus tôt possible pour étudier la faisabilité des idées. Vous aurez ainsi largement le temps de trouver d’autres plans si ceux avancés à l’origine ne peuvent aboutir. Pour le jour J, établissez un programme bien défini. Ne laissez pas la place au hasard et encore moins à l’improvisation. Une bonne organisation fait toute la différence. Prévoyez toujours un plan B, voire un plan C.