À la suite de la signature d’un contrat d’embauche, l’employeur est prié de remplir et de soumettre obligatoirement la déclaration préalable à l’embauche à l’URSSAF auquel il est rattaché. Qu’est-ce que c’est que ce formulaire ? Quand et comment le soumettre à l’URSSAF ? Comment bien le remplir ? Découvrez toutes les informations sur la DPAE à travers cet article.
Qu’est-ce qu’une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La dpae urssaf (ex-déclaration unique d’embauche) est un document préparé et transmis par le soin d’un employeur à l’URSAFF à chaque embauche d’un nouvel employé. La démarche est obligatoire quel que soit le type de contrat du salarié (CDD, CDI). Elle s’inscrit dans le but d’affilier et d’immatriculer le salarié à la sécurité sociale, de l’inscrire à un service de santé, d’assurance chômage, et d’effectuer toutes les démarches nécessaires suite à l’embauche du salarié. La DPAE a été instaurée en vue de faciliter la démarche administrative d’embauche et de synthétiser six pôles en un seul document. La déclaration doit dans ce cas contenir les éléments suivants :
- Une déclaration de première embauche
- Une demande d’affiliation à un service de santé
- Une demande d’immatriculation au régime des sécurités sociales
- Une déclaration d’embauche auprès du service de santé
- Une demande d’affiliation à une assurance chômage
- Une liste des salariés embauchés
Quand faut-il transmettre une DPAE à l’URSSAF ?
La déclaration doit être transmise huit jours avant l’embauche du salarié au plus tôt. Idéalement, l’employeur devrait soumettre le dossier après la signature du contrat d’embauche, mais avant même la prise de service ou bien à la fin de la période d’essai. Le retard ou le manquement à cette obligation peut faire l’objet d’une sanction suite au contrôle de l’inspection du travail. Le défaut de déclaration préalable à l’embauche est sanctionné pénalement par une amende, un emprisonnement, une surveillance judiciaire, etc.
Comment soumettre et déclarer une DPAE ?
La soumission se fait sur le site de l’urssaf www.due.urssaf.fr ou bien sur www.net-entreprises.fr après avoir créé un compte employeur. Il est également possible de déposer le formulaire au siège de son urssaf ou de l’envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. Il suffit de soumettre quelques informations sur l’employeur, notamment sa dénomination sociale, son code d’activité principale, son numéro SIREN ou SIRET, son siège social ainsi que le service de santé auquel il appartient.
Puis, une autre division renseigne sur les informations concernant le ou les nouveaux salariés : son identité, son numéro de sécurité sociale, le type de contrat ainsi que la date et l’heure d’embauche. Après l’envoi du formulaire, l’urssaf renvoie ensuite un accusé de réception, dans les cinq jours ouvrables suivants la soumission, confirmant les informations enregistrées à partir du formulaire. Ce document qui accuse la réception de la DPAE doit être conservé, puisqu’il sera éventuellement utile pour la déclaration annuelle des salaires. Une copie doit également être remise auprès du salarié.