Le temps est une ressource inextensible et pourtant très précieuse. C’est pourquoi beaucoup de personne veulent apprendre à gérer leurs temps et avoir les bonnes techniques pour définir les priorités au travail. On a tendance à penser que cela est réservée uniquement aux pilotes de projets, cadres et chefs d’entreprise. C’est une erreur de penser ainsi car, quel que soit votre activité, les tâches ne peuvent pas s’organiser d’elles même. Qui n’a pas déjà vécu l’angoisse d’être face à des tâches qui se superposent. Dans cet article, après avoir expliqué les bonnes raisons d’apprendre à lister ses tâches, nous verrons quatre étapes pour gérer ses priorités de manière efficace.
Pourquoi apprendre à lister les tâches ?
Ne peut-on pas juste faire ce qui nous emble urgent et ne pas s’embêter à faire une liste ? Non, on ne peut pas ! Surtout, si vous êtes à la tête d’un projet, les événements et rendez-vous auront tendance à se bousculer entre eux. Vous n’y verrez pas clair en un coup d’œil. Justement, savoir lister les tâches vous permettra d’avoir une vision claire et net de ce qui doit être prioritaire ou non. Vous éviterez beaucoup d’imprévu. L’avantage est aussi que pour chaque événement ou rendez-vous, vous serez mieux préparé. Si vous avez le reflexe de consulter souvent votre liste, vous aurez moins de difficulté à planifier ce que vous allez faire ou dire pendant un événement ou rendez-vous. L’effet de la liste des tâches et des priorités est surtout d’ordre psychologique. C’est un très bon remède contre la procrastination. En effet, une des raisons pourquoi on a tendance à remettre à plus tard les préparations c’est que l’événement semble ne pas être imminent. On n’a pas de visuel sur le temps imparti. Avoir une liste de priorité permet de supprimer cette mauvaise habitude. Il faut aussi savoir que notre esprit humain voudra toujours délaisser les tâches ennuyantes et difficiles au profit de celles qui sont plus agréable à accomplir, plus aisées et plus gaies. Si vous n’établissez pas une liste de priorité, il se peut que vous n’arriviez qu’à faire ce que vous voulez mais pas ce dont vous avez besoin de faire. Etablir une liste de priorité c’est bien, mais comment s’y prendre ?
Soyez méthodique
Dans l’art de gérer les tâches et les priorités, même la planification est à planifiée ! En effet, pour établir une liste de tâches qui aboutissent à une gestion de temps selon les priorités, il faut agir étape par étape. Première étape : La liste en vrac des événements. Elle est semblable à un « brain storming » Dans cette première étape, vous n’avez pas à décider de quel rendez-vous est prioritaire par rapport aux autres. Tout ce qu’il faut faire c’est de noter tous ceux qui sont à faire dans la semaine, dans n’importe quel ordre. La difficulté de cette première étape est de trancher sur quels événements mettre dans la semaine. Hormis cela, ce sera facile, puisqu’il vous suffit d’écrire tous les événements qui vous passe par la tête et que vous pensez devoir être fait dans la semaine. La deuxième étape consiste à répartir les tâches notées dans la première étape selon l’importance. Il est astucieux d’utiliser un système à quatre catégories : tâches moins importantes et longues à exécuter ; tâches moins importantes mais rapides à réaliser ; tâches importantes mais longue à réaliser et enfin tâches importantes et rapide à réaliser. Les tâches qui devront figurer en tête de liste dans vos priorités seront les tâches importantes et rapide à réaliser. En deuxième positions, mettez les tâches importantes mais longues à réaliser. Puis troisièmement, les tâches de faible importance mais rapide à réaliser et enfin en bas de la liste, on a les tâches de faibles importances et qui mettent beaucoup de temps à réaliser.
Des habitudes à adopter
Il se peut que vous ailliez déjà fait des listes de tâches auparavant mais que cela ne vous a pas vraiment aider à améliorer la gestion de votre emploi du temps. Ce n’est pas le fait de faire une liste des tâches qui est inefficace, c’est simplement que vous n’avez pas adopté les bonnes habitudes. En effet, cela nécessite un changement de comportement au quotidien. Il s’agit carrément de changer de caractère. Il se peut que vous soyez de nature à négliger les détails et désorganisé. Cela ne vous empêchera pas de tenir une liste de tâches et l’utiliser à bon escient, car les habitudes sont modifiables avec la pratique. Voici deux habitudes que vous devriez adopter si vous voulez que votre liste des tâches vous serve à quelque chose. Premièrement, ayez le réflexe de noter vos tâches. C’est là que les gens ont tendance à échouer. Ecrire ce qu’on doit faire n’est pas naturel, il faut donc s’exercer longtemps avant de vraiment insérer cela dans vos habitudes. Il est possible d’avoir un beau bloc-notes sans rien y écrire. Donc efforcez-vous, amenez votre liste partout pour vous rappeler que vous devez y écrire. Deuxième habitude à avoir : n’utiliser qu’un seul support. Il faut éviter de faire l’erreur d’avoir plusieurs bloc-notes, carnets ou autres supports. Cela peut sembler astucieux d’avoir des « to do list » de différentes couleurs pour mieux classer les tâches par catégories, mais c’est une mauvaise idée. En effet, l’objectif de cet exercice est d’avoir un visuel clair et net sur les tâches à faire. Or, en les notant en plusieurs endroits, cela devra encore plus difficile à gérer.
Les méfaits de la procrastination sur votre liste de tâches
La procrastination est l’ennemi de la gestion de temps et des priorités. En effet, votre liste des choses à faires ne vous servira à rien si vous ne faîtes pas ce qui y est écrit. Il se peut que vous ayez établit un plan parfait qui ne sera jamais exécuté. Si vous avez par exemple écrit dans votre « to do list » : Tâche A avant tâche B, puis tâche C et enfin tâche D, tout s’écroulera si vous ne commencer pas la tâche A. Les raisons de la procrastination sont nombreuses, mais la plus courante est le fait de penser qu’il vous reste encore beaucoup de temps. Cette idée ne quittera pas votre tête jusqu’à ce que vous vous rendiez compte que vous n’en avez plus assez pour accomplir la tâche. Et à ce moment, il sera trop tard !
Soyez quand même flexible
Si vous avez bien suivi jusqu’ici, vous aurez compris que faire une liste de tâche et de priorité est une activité qui demande beaucoup de rigueur et de discipline. Cependant n’en faite pas trop. En effet, il y aura sûrement des situations dans lesquelles il vous faudra être flexible sur ce que vous avez déjà établi. Il se peut que même après avoir fait un plan formidable, les événements s’avère encore en surcharge. Votre « to do list » n’est pas la bible ! Vous pouvez la modifier. Négociez avec vous-même des délais supplémentaires mais faites-le avec sagesse pour ne pas tomber dans la procrastination. Si vous les travails à faire sont en surcharge, cela voudrait dire que vous avez échoué votre gestion de temps même si vous tenez une liste. Une gestion de temps et des priorités réussi se traduit par une vie de travail plus libre et moins stressant.